Ärge kaotage koosolekuid, juhtige neid

Koosolek

Tegelikult inimesed ei vihka koosolekuid.

Meile meeldib öelda, et me vihkame neid. Me nuriseme selle üle, et neil käima peame (kui me just ise koosolekut kokku kutsunud ei ole; aga teinekord nuriseme isegi siis).

Ent koosolekud on tegelikult tähtsad ning enamik inimesi teab seda, ehkki nad pole võib-olla valmis seda tunnistama.

Teie kui treeneri ja juhi ülesanne on tagada, et koosolekud täidaksid just seda otstarvet, mille tarvis neid kokku kutsutakse. Näiteks:

  • koosolekud on ühiskondlikuks elemendiks töökohtadel, kus inimesed on üha rohkem isoleeritud, istudes eraldi ruumides oma arvutite taga;
  • koosolekud tagavad, et kõik töötajad kuulevad samu asju samal ajal, mis on palju usaldusväärsem suhtlusviis kui suust suhu levivad kuulujutud;
  • mis kõige tähtsam, koosolekud soodustavad suhtlemist – küsimuste esitamist, selgitusi ja arutelusid, probleemide lahendamise ja konsensuse saavutamise võimalusi.

Ei, inimesed ei vihka koosolekuid, nad vihkavad halbu koosolekuid.

Nad vihkavad seda, kui nad on sunnitud mõttetut juttu kuulama. Nad vihkavad ajaraiskamist. Nad vihkavad seda, kui peavad kuulama, kuidas keegi loeb neile ette pika rea teadaandeid, mida nad oleksid võinud ise palju kiiremini läbi lugeda (tehes seda valikuliselt, jättes vahele need asjad, mis neisse ei puutu).

Ja nad lausa jälestavad seda, kui nad saavad pärast neile olulise küsimuse pikka arutamist teada, et tegelikult on asi juba eelnevalt ära otsustatud.

Koosoleku ajakava olgu tihe ja kindlalt paika pandud. Hästi koostatud päevakord sisaldab nii arutlusele tulevaid teemasid kui ka igaks aruteluks ettenähtud aega. Üritage teha kõik selleks, et arutelu oleks elav, andes samas ka vähem agressiivsetele inimestele võimaluse oma sõna sekka öelda. Kui te pole kõige õigem inimene koosolekut juhtima, siis andke see ülesanne sobivale inimesele.

Koosolekuid planeerides pidage meeles kolme asja.

Pidage koosolekuid ainult vajaduse korral. Kui te tahate kõigest mõnda teadaannet esitada, siis kasutage pigem memot, elektronposti või ettevõtte sisevõrku. Koosolekud on eelkõige eesmärgipäraseks suhtlemiseks.

Planeerige koosolekuid hoolikalt. Ärge mõelge planeerides ainult sellele, mis teemasid ja millises järjekorras te arutada soovite, vaid ka sellele, millises keskkonnas te arutelu läbi viia soovite.

Saatke osalejatele aruteluteemad ja vajalik informatsioon enne koosoleku algust. Andke inimestele juba ette teada, mida neilt koosolekul oodatakse. (“Palun vaadake need asjad üle ja esitage koosolekul oma kommentaarid.”)

Lõpetage õigel ajal. Kui lubasite, et koosolek kestab tund aega, siis piirduge sellega.